領収書のメールを保存する方法｜PDFで残すか、ラベルで分けるか

「ネットで買ったものの領収書がメールで届いたけれど、どう残しておけばいいのか分からない」

「受信トレイに置いたままにしていたら、どれが領収書だったか探せなくなった」

「メールを開いたら、領収書はリンクの先にあると書いてあった……」

メールで届いた領収書は、メールのまま分けておくか、PDFにして手元に残すかを決めて保存します。メールのままでも探せるようにはできますが、メールを消すと一緒に消えます。

ネットで受け取る領収書には、メールの本文が領収書になっているもの、添付ファイルで届くもの、リンクの先のページで出すものがあります。どれかによって、残し方が少し変わります。

私は、ArchiveSealというWebページ保存用のChrome拡張機能の開発者です。この記事では、Gmailのヘルプに沿って、領収書のメールを残す方法を整理します。

この記事で分かることは、次の3つです。

領収書のメールを、メールのまま分けておく方法と、その限界
メールの本文・添付ファイル・リンク先の領収書を、ファイルで残す方法
残したファイルを、あとで探しやすくする名前の付け方

領収書のメールは、3つの形で届きます

ネットで受け取る領収書のメールは、本文・添付ファイル・リンク先のページのどれかに領収書があります。まず、届いたメールがどの形かを確かめます。

領収書のある場所	残し方
メールの本文そのもの	メールを印刷画面からPDFにする
添付ファイル（PDFなど）	添付ファイルをダウンロードする
リンク先のページ	リンクを開いて、そのページをPDFにする

リンク先のページで出す領収書は、サービスによって出し方が違います。Amazonの場合は、Amazonの領収書を保存する方法で、注文履歴から出してPDFにする手順をまとめています。

メールのまま分けておくなら、ラベルを使います

Gmailでは、領収書のメールにラベルを付けておくと、まとめて探せます。Gmailのヘルプによると、パソコンでは、左側の「ラベル」の横にある「新しいラベルを作成」アイコンから、ラベルを作れます。

「領収書」「領収書_2026」のようにラベルを作っておけば、届いたときにラベルを付けるだけで分けておけます。

ただし、Gmailのヘルプでは、ラベルはフォルダとは異なり、メールを削除するとラベルや受信トレイからも削除されると書かれています。ラベルは探しやすくするためのもので、メールを残しておく場所ではありません。

経費や記録として長く残したい領収書は、ラベルで分けるだけでなく、ファイルにして手元にも残しておくと安心です。

メールの本文が領収書なら、印刷画面からPDFにします

メールの本文が領収書になっているときは、メールを印刷画面からPDFにして残します。Gmailのヘルプに書かれている、パソコンでの手順は次のとおりです。

印刷するメールを開く
メールの右上にあるその他アイコンをクリックする
「印刷」をクリックする

印刷画面で、プリンターの代わりに「PDFに保存」を選べば、紙に出さずにファイルとして残せます。やり取りが続いているメールをまとめて残すなら、スレッドを開いて、右上の「すべて印刷」アイコンを使います。

Chromeの印刷画面の使い方は、Chromeでページをきれいに印刷・PDF化する設定にまとめています。

なお、Gmailのヘルプによると、送信者が情報保護モードを有効にして送ったメールは、本文や添付ファイルを印刷できない場合があります。

添付ファイルの領収書は、ダウンロードして残します

領収書がPDFなどの添付ファイルで届いたときは、添付ファイルをダウンロードして残します。Gmailのヘルプによると、パソコンでは、メールの下部で添付ファイルにカーソルを合わせ、ダウンロードアイコンをクリックします。

ダウンロードした添付ファイルは、ブラウザのダウンロード用フォルダに保存されます。そのままにせず、領収書をまとめておくフォルダに移しておいてください。

残したファイルには、日付と相手と中身を付けます

ファイルにして残した領収書は、ファイル名に日付・相手・中身を入れておくと、開かずに探せます。

2026-10-23_ネットショップ名_事務用品.pdf
2026-10-25_宿泊予約サイト名_出張の宿泊.pdf

月ごとや年ごとにフォルダを分けておくと、まとめて提出するときに集めやすくなります。経費や確定申告で使うときの保存の決まりは、勤め先や税務署、税理士に確かめてください。

領収書のページを、見たまま残すとき

リンク先のページで出す領収書は、PDFにすると内容は残りますが、どのページから出したかは残りません。どの注文の、いつ出した領収書かを一緒に残したいときは、画面を保存する方法もあります。

Chrome拡張の ArchiveSeal は、画面の見た目をそのまま画像として残し、あわせてページの本文テキスト・URL・保存日時を取得して残す方式です。印刷用の再レイアウトを介さないため、崩れが起きにくくなります。残した PDF のヘッダーには URL と日時が入ります。

ログインして表示している画面も、そのまま残せるのが特徴です。フォームの入力値やパスワードは取得しません。

なお、保存日時は利用者のパソコンの時計の時刻で、第三者がいつ保存したかを証明するものではありません。

基本の保存・グループ整理・画像 PDF（A4 縮小）の出力と、保存したページの本文の閲覧は無料で使えます。Pro 版では、ページの HTML を保存し、管理画面で元のまま開いて閲覧（オフライン可・文字の選択も可）／保存した HTML を1つのファイルとしてダウンロード／範囲を指定して PDF 出力（テキスト検索に対応）／PDF の連結・一括・A4 分割出力／PDF のテキスト検索対応ができます。

Pro の機能は 10 日間無料で試せます。登録も決済情報の入力も不要で、期間が終わると自動的に Free に戻ります。

よくある質問

領収書のメールは、どう保存すればよいですか？

メールのままラベルで分けておくか、PDFにして手元に残すかを決めます。長く残したい領収書は、メールを消すと一緒に消えるので、ファイルにして手元にも残しておくと安心です。

Gmailのラベルを付けておけば、メールは残りますか？

Gmailのヘルプによると、ラベルはフォルダとは異なり、メールを削除するとラベルや受信トレイからも削除されます。ラベルは探しやすくするためのもので、メールを残しておく場所ではありません。

メールの本文の領収書をPDFにするには？

Gmailでは、メールを開いて右上のその他アイコンから「印刷」をクリックし、印刷画面でプリンターの代わりに「PDFに保存」を選びます。

メールに、領収書はリンク先にあると書いてありました。

リンクを開いて、表示された領収書のページを印刷画面からPDFにします。サービスによって領収書の出し方が違うので、そのサービスのヘルプで確かめてください。

領収書のメールが印刷できません。

Gmailのヘルプによると、送信者が情報保護モードを有効にして送ったメールは、本文や添付ファイルを印刷できない場合があります。

まとめ

領収書のメールは、本文・添付ファイル・リンク先のページのどこに領収書があるかを確かめる
Gmailのラベルで分けておけば探せるが、メールを削除するとラベルからも消える
本文の領収書は、印刷画面からPDFに保存する
添付ファイルはダウンロードし、領収書のフォルダに移す
残したファイルには、日付・相手・中身を名前に入れる

領収書は、必要になってからメールを探すと手間がかかります。届いたときにファイルにして残しておくと、まとめて出すときに慌てずに済みます。